Rappel du circuit des données
Le diagramme illustre les flux de données entre deux entreprises (A et B) via leurs plateformes d'accès (PA-E et PA-R), en interaction avec l'Administration fiscale via le PPF (Portail Public de la Facturation).
E-Invoicing
Transmission des données extraites des factures du PA-E vers le PPF et le Concentrateur de données.
E-Reporting
Transmission des données de transaction et statuts entre PA-E, PPF et Administration fiscale.
Annuaire PPF
Accès annuaire (adresses de réception) fourni par le PPF aux plateformes d'accès. OD en amont des PA — CHORUS PRO pour le BtoG.
Gestion des Notes de frais
Cas 1 : Facture au nom de l'entreprise
Le collaborateur avance les frais et fournit l'adresse de facturation électronique ainsi que le SIREN de l'entreprise. Il communique une information permettant de le relier à la facture (nom, matricule…). La facture est créée par le PA-E (cadre de facturation 7) et indique « Déjà payée ».
Tiers payeur
Le collaborateur est considéré comme un Tiers payeur.
Transmission & statuts
Le PA-E transmet le flux 1, la facture et les statuts (Déposée, Rejetée, Refusée) au PPF.
Justificatif de paiement
Le collaborateur demande un justificatif de paiement pour se faire rembourser.
Notes de frais — Cas 2 : Ticket de caisse
Frais sans facture au nom de l'entreprise
Le collaborateur avance les frais sans se signaler comme professionnel et prend le ticket de caisse. La vente est déclarée en e-reporting BtoC par le Vendeur. Le collaborateur se fait rembourser avec le ticket de caisse.
Tolérance TVA
La déductibilité de la TVA est tolérée pour l'Acheteur.
Facture B2B a posteriori
L'Acheteur peut demander ensuite une facture B2B avec mention « TVA déjà collectée dans le cadre du e-reporting ». Le Vendeur ajoute la vente dans la transmission du flux 10.3 / 10.4.
Gestion des notes d'hôtel
Carte personnelle du collaborateur
Le collaborateur fournit l'adresse de facturation électronique et le SIREN de l'entreprise, ainsi qu'une information de rattachement (nom, matricule…). Il est considéré comme Tiers payeur et demande un justificatif de paiement pour remboursement. La facture indique « Déjà payée ».
Carte de l'entreprise
Le collaborateur fournit l'adresse de facturation électronique et le SIREN de l'entreprise. La facture indique « Déjà payée » et est envoyée directement à la PA de l'entreprise du collaborateur.
Tickets de péage, parking & Synthèse notes de frais
Tickets de péage
Tolérance doctrinale à condition de mentionner : le taux et montant de TVA, un numéro séquentiel, un espace réservé à l'usager. Un abonnement ou carte accréditive relève du e-invoicing.
Tickets de parking
Dans le champ de la facturation électronique. Identification de l'assujetti sur l'automate. Tolérance le temps de mise à jour du parc des automates.
Synthèse
- Le collaborateur doit s'identifier comme professionnel, quel que soit son mode de paiement
- Un ticket de péage équivaut à une facture
- Un ticket de parking est dans le champ de la facturation électronique
- Notes d'hôtel : la facture est envoyée à la PA de l'entreprise
Facture de débours
Remboursement de facture payée par un tiers
Hors champ de la réforme
La facture de débours peut être échangée via des PA avec les règles suivantes :
- Utilisation d'un code de type TVA « O »
- Recommandation de ne pas mélanger débours et articles avec TVA
- Seul le profil EXTENDED-CTC-FR permet des lignes avec et sans TVA
- Relève du e-invoicing dans ce cas
Gestion des acomptes
Facture d'acompte
Un acompte donne lieu à facture. La TVA est exigible à l'encaissement (biens / services / mixte). Utiliser le code type 386. TVA appliquée à chaque ligne. Comptabilisée en compte de bilan.
Facture définitive
Indique « facture définitive après acompte » dans le cadre de facture. Deux options de traitement :
- Option a : Lignes de l'acompte reprises avec quantités -1 (à privilégier)
- Option b : Reprise dans le BT-113 du montant de la facture d'acompte (sans détail de TVA)
Le solde à payer est comptabilisé en compte de résultat.
Mandat de facturation — 2 architectures possibles
Cas 1 : PA d'émission = PA du Vendeur
La PA donne accès au Mandataire considéré comme un intermédiaire. Le Vendeur et le Mandataire partagent la même PA-E. Accès partagé pour la création des factures.
Cas 2 : PA d'émission = PA du Mandataire
La PA-E différencie les factures émises pour le compte du Vendeur. Le Mandataire se déclare dans le bloc Tiers Facturant du profil EXTENDED-CTC-FR avec mention « facture établie par A au nom et pour le compte de B » (BOI-TVA-DECLA-30-20-10-30 §210). L'adresse BT-34 oriente les statuts vers la PA du Mandataire ou du Vendeur.
Mandat de facturation — Option 2 : Vendeur sans accès à la PA-E du Mandataire
01
Partage avant émission
Le Mandataire partage la facture avec le Vendeur avant l'émission (possibilité de refus).
02
Réception des cycles de vie
Le Mandataire organise la réception des cycles de vie pour le compte du Vendeur.
03
Statut « Encaissée »
Le Vendeur doit pouvoir déposer le statut « Encaissée » ou en informer le Mandataire.
04
Accès partagé
La PA-E du Mandataire doit permettre un accès partagé au Vendeur pour consulter les factures et statuts émis pour son compte.
Point d'attention : organiser l'adresse électronique BT-34 du Vendeur pour que les statuts de cycle de vie parviennent sur la PA du Mandataire ou sur la PA/OD/SC du Vendeur.
Paiement de facture — Intermédiaire de paiement (Marketplace)
Cas d'usage 17a & 17b
Cas 17a — Deux factures émises
- Facture F1 : le Vendeur envoie la facture de vente à l'Acheteur (déjà payée via l'Intermédiaire)
- Facture F2 : l'Intermédiaire envoie sa facture de prestation/commission au Vendeur
- La date de paiement est indiquée via les statuts « Encaissée » de F1 et F2
Cas 17b — Mandat de facturation
Le tiers intermédiaire prend aussi en charge la création et transmission de la Facture F1 pour le compte du Vendeur, sous mandat de facturation. Il transmet les informations relatives à F1 et à son cycle de vie au Vendeur. La PA du tiers doit permettre un accès au Vendeur pour consulter les factures et statuts.
Cadre de facturation F1 et F2 : « Dépôt d'une facture déjà payée »
Prise en charge partielle par un tiers (subvention, assurance…)
Cas d'usage 4
Exemple : l'Acheteur paye la franchise au garage et l'assureur paye le solde. La facture peut indiquer un seul Tiers payeur, structurée en 3 blocs : Vendeur, Acheteur, Payeur (Assureur).
BT-113
Montant déjà réglé (montant payé par le tiers)
BT-115
Net à payer par l'Acheteur
Note de facture
Peut contenir les informations sur le paiement déjà effectué par le tiers
Le Vendeur doit organiser l'interaction avec le Tiers payeur. Le Tiers payeur peut se connecter à la PA-E s'il dispose des droits nécessaires.